۱۲ نکته برای برگزاری مؤثر جلسات

یکی از همکارهای نوکیا زیمنس یک پوستر کنار میزش چسبانده بود که رویش نوشته شده بود:‌ اگر کار خاصی ندارید، اگر دوست دارید کمی استراحت کنید، اگر دوست دارید احساس کنید که آدم مهمی هستید (و چند تا جمله دیگه که یادم نیست) به Meeting بروید!

در طی روز جلسات بیهوده زیادی می رویم یا برگزار می کنیم. مقاله ای می خواندم در سایت About.com در باره برگزاری مؤثر جلسات (Effective Meetings) که ترجمه خیلی سریع (و نه خیلی دقیق) از عناوینش را اینجا می آورم. بقیه مقاله را اینجا در خود سایت بخوانید:

قبل از برگزاری جلسه

  • برای جلسه برنامه ریزی کنید
  • مطمئن شوید که به جلسه احتیاج دارید
  • مطمئن شوید که مخاطبین جلسه را درست انتخاب کرده اید
  • قبل از برگزاری جلسه مطالبش  را در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید

در حین برگزاری جلسه

  • جلسه را مدیریت کنید
  •  از اطلاعاتی  که قبلا در اختیار شرکت کنندگان قرار داده اید استفاده کنید
  • شرکت کنندگان را در جلسه مشارکت دهید
  • فهرست پیگیری جلسه را تهیه کنید

بعد از جلسه

  • صورت جلسه را ارسال کنید
  • وظایف را پیگیری کنید
  • نسبت به انجام تعهدات جلسه قبلی احساس مسؤولیت کنید
  • روال برگزاری جلسات را مرتباً نقد کنید

بیشتر از ۴۰ ساعت در هفته کار نکنید

همه شما را به بیشتر کار کردن تشویق می کنند. آنها که زود می آیند و دیر می روند، ارج و قرب خاصی پیش مدیران دارند و معمولاً به آنها که سر ساعت ۵:۳۰ دفتر را ترک می کنند چپ چپ نگاه می کنند. اما حالا مدیر اجرایی فیسبوک خانم شریل سندبرگ با صدای بلند در یکی از آخرین مصاحبه هایش با  افتخار گفته که هر روز شرکت را سر ساعت ۵:۳۰ ترک می کند تا برود خانه پیش بچه هایش و شام را با آنها بخورد.

جئوفری جیمز از سایت اینک این موضوع را بهانه کرده و نوشته که ۱۰۰ سال پیش شرکت فورد تحقیقاتی را در مورد بهینه ترین ساعت کاری انجام داده و به این نتیجه رسیده بوده که ۴۰ ساعت کار در هفته بهترین زمان است. در این تحقیقات آمده که ۲۰ ساعت اضافه کاری در هفته اگرچه که راندمان را کمی بالا می برد، اما این راندمان بالا تنها چند هفته دوام خواهد آورد و دوباره عملکرد به همان میزان قبلی بر می گردد. همچنین در شش تا از ده کشور پیشرفته جهان، تقاضا برای اضافه کاری بیش از ۴۸ ساعت غیر قانونی است.

خلاصه اینکه آقایان محترم مدیر ورکاهالیک، اینکه ملت را تا نیمه شب نگه دارید تنها فایده ش این است که صبحانه های صبحگاهی مفصل تر می شوند، آدم ها بیشتر پشت میزشان روزنامه می خوانند و صد البته فیسبوک ها زود به زود تر آپدیت می شوند…. ملت از خانه و زندگی می مانند و جز اینکه بیشتر به شما و شرکتتان بد و بیراه بگویند عملاً اتفاق خاصی نمی افتد.