۱۲ نکته برای برگزاری مؤثر جلسات

یکی از همکارهای نوکیا زیمنس یک پوستر کنار میزش چسبانده بود که رویش نوشته شده بود:‌ اگر کار خاصی ندارید، اگر دوست دارید کمی استراحت کنید، اگر دوست دارید احساس کنید که آدم مهمی هستید (و چند تا جمله دیگه که یادم نیست) به Meeting بروید!

در طی روز جلسات بیهوده زیادی می رویم یا برگزار می کنیم. مقاله ای می خواندم در سایت About.com در باره برگزاری مؤثر جلسات (Effective Meetings) که ترجمه خیلی سریع (و نه خیلی دقیق) از عناوینش را اینجا می آورم. بقیه مقاله را اینجا در خود سایت بخوانید:

قبل از برگزاری جلسه

  • برای جلسه برنامه ریزی کنید
  • مطمئن شوید که به جلسه احتیاج دارید
  • مطمئن شوید که مخاطبین جلسه را درست انتخاب کرده اید
  • قبل از برگزاری جلسه مطالبش  را در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید

در حین برگزاری جلسه

  • جلسه را مدیریت کنید
  •  از اطلاعاتی  که قبلا در اختیار شرکت کنندگان قرار داده اید استفاده کنید
  • شرکت کنندگان را در جلسه مشارکت دهید
  • فهرست پیگیری جلسه را تهیه کنید

بعد از جلسه

  • صورت جلسه را ارسال کنید
  • وظایف را پیگیری کنید
  • نسبت به انجام تعهدات جلسه قبلی احساس مسؤولیت کنید
  • روال برگزاری جلسات را مرتباً نقد کنید

بیشتر از ۴۰ ساعت در هفته کار نکنید

همه شما را به بیشتر کار کردن تشویق می کنند. آنها که زود می آیند و دیر می روند، ارج و قرب خاصی پیش مدیران دارند و معمولاً به آنها که سر ساعت ۵:۳۰ دفتر را ترک می کنند چپ چپ نگاه می کنند. اما حالا مدیر اجرایی فیسبوک خانم شریل سندبرگ با صدای بلند در یکی از آخرین مصاحبه هایش با  افتخار گفته که هر روز شرکت را سر ساعت ۵:۳۰ ترک می کند تا برود خانه پیش بچه هایش و شام را با آنها بخورد.

جئوفری جیمز از سایت اینک این موضوع را بهانه کرده و نوشته که ۱۰۰ سال پیش شرکت فورد تحقیقاتی را در مورد بهینه ترین ساعت کاری انجام داده و به این نتیجه رسیده بوده که ۴۰ ساعت کار در هفته بهترین زمان است. در این تحقیقات آمده که ۲۰ ساعت اضافه کاری در هفته اگرچه که راندمان را کمی بالا می برد، اما این راندمان بالا تنها چند هفته دوام خواهد آورد و دوباره عملکرد به همان میزان قبلی بر می گردد. همچنین در شش تا از ده کشور پیشرفته جهان، تقاضا برای اضافه کاری بیش از ۴۸ ساعت غیر قانونی است.

خلاصه اینکه آقایان محترم مدیر ورکاهالیک، اینکه ملت را تا نیمه شب نگه دارید تنها فایده ش این است که صبحانه های صبحگاهی مفصل تر می شوند، آدم ها بیشتر پشت میزشان روزنامه می خوانند و صد البته فیسبوک ها زود به زود تر آپدیت می شوند…. ملت از خانه و زندگی می مانند و جز اینکه بیشتر به شما و شرکتتان بد و بیراه بگویند عملاً اتفاق خاصی نمی افتد.

پسر کوچولو، من رو ببخش

شب یلدا است. از دکتر برگشته ایم و من رفته ام داروخانه تا داروها را بگیرم. از پله ها که بالا می روم پسر کوچکی با کاپشن قرمز میان در ایستاده و با خودش بازی می کند و حرف می زند. نگاهش می کنم و بلند می گویم «سلام!». نگاهم می کند و به بازی اش ادامه می دهد. از وقتی پندار آمده، بچه ها را بیشتر دوست دارم.

در حالی که منتظرم تا صدایم کنند، دوباره پسر بچه قرمز پوش را می بینم که این بار رفته انتهای داروخانه و یک دستش را تند و تند داخل لوازم آرایش می کند و پودرها را به دست دیگرش می مالد. آخر سر هم دستهایش را به هم می مالد و با شیطنت بر می گردد کنار من. دست هایش را پشت و رو می کند و اثر لوازم آرایش بر دستهایش را با دقت نگاه می کند.

از شیطنتش خوشم می آید… مرا یاد خودم می اندازد! نگاهش می کنم و با خنده می گویم «رنگ پوستت عوض شد؟». انتظار دارم لبخند بزند و با هم کمی گپ بزنیم. اما پسرک بیچاره می ترسد و من کمی بعد می فهمم چرا. او که تا این لحظه اصلاً مرا نگاه نکرده سرش را بالا می کند و می گوید «من چیزی به دستهام نزدم!». می آیم شوخی را ادامه دهم که می بینم مادرش کنار ما رسیده. مادرش ظاهر شیکی دارد و بنظر تحصیل کرده می رسد و فکر می کنم علت بدخلقی اش، مریضی اش است. مادر صورتش را از روی نسخه بر می دارد و به پسرک نگاه می کند و می گوید «چی کار کردی؟». مطمئنم که مادر هم مثل من به شیطنت پسرکش خواهد خندید.

پسر کوچولو حالا دیگر خیلی هول شده … اول می گوید هیچی و با ادامه نگاه تند و ثابت مادرش خیلی سریع می گوید «از اونا زدم!» و با دست به لوازم آرایش اشاره می کند. مادر همینطور تیز و جدی نگاهش می کند و بعد در حالی که با دستش پسرک را هول می دهد زیر لب چیزی می گوید و از داروخانه خارج می شوند.

رفتار بسیار خشنش در مقابل شیطنت کودکانه پسرکش عجیب بود. داروها را می گیرم و می روم بیرون که سوار ماشین شوم. دوباره می بینمشان که دارند از خیابان رد می شوند. نزدیک می شوم و صدایشان را می شنوم. مادر بلند بلند به او توهین می کند، او را پرت می کند و می زند… «ابله… احمق…». همانطور که از خیابان رد می شوند مادر توهین می کند و می زند و او را هل می دهد.

رفتار عجیب پسر کوچولوی کاپشن قرمز در مواجهه با من و ترسش از شوخی ام را حالا می فهمم و بسیار غمگین می شوم از این که رازش را جلوی چنین مادر پَستی لو داده ام.

از آن موقع تا الان، نگاه معصومش و توسری های آن هیولا را نتوانسته ام فراموش کنم. آنقدر رنجم داد که بعد از بیش از یک سال اینجا بیایم تا بگویم:

«پسر کوچولو، من رو ببخش…»

پوسته میمبو فارسی برای وردپرس

وردپرس ابزار قدرتمندی است، اما قدرتش زمانی بیشتر نمایان می شود که از پوسته (theme) مناسب کارتان استفاده کنید. مثلاً اگر می خواهید با وردپرس یک سایت حرفه ای بسازید نه یک وبلاگ ساده، پوسته های مجله ای (Magazine Theme) می توانند به راحتی وبلاگتان را به یک مجله قدرتمند تبدیل کنند.

پوسته میمبو (Mimbo)، یکی از این پوسته های مجله ای  است که با نوع خاص چیدمان مطالب در صفحه اول و با داشتن امکانات متعدد دیگر، وردپرس را به ابزاری قدرتمند جهت مدیریت انواع پیچیده تری از سایتها، بخصوص نشریات و سایت های خبری تبدیل می کند.

این پوسته توسط Darren Hoyt طراحی شده و نسخه قبلی آن (2.2) دو سال پیش توسط آقای کامبیز خجسته به فارسی تبدیل می شود، با این مزیت که در نسخه فارسی، آقای خجسته امکانات جدیدی را هم به آن اضافه کرده بودند.

پوسته میمبو فارسی 2.2 قدیمی شده بود و ضعف هایی داشت و متاسفانه سایت کامبیز خجسته هم دیگر بالا نیست، در حالی که مدتها است که نسخه جدید پوسته اصلی منتشر شده است. لذا با ترکیب جدیدترین تغییرات پوسته اصلی به نسخه 2.2 فارسی و همچنین ایجاد برخی تغییرات جدید، نسخه 3.0 میمبوی فارسی را با امکانات زیر فراهم کرده ام:

1. برش خودکار تصاویر صفحه اول و عدم نیاز به دردسر های استفاده از «زمینه دلخواه» و برش دستی تصاویر

2. انتخاب خودکار مقاله اصلی بر اساس آخرین نوشته (در تمام دسته ها) یا توسط سنجاق کردن یک نوشته خاص (Sticky Post)

3. امکان تنظیم پیش فرض ابعاد تصاویر مقاله اصلی و ستون های راست و چپ

4. عدم نمایش نوشته تکراری در صفحه اصلی

5. رفع اشکال عدم نمایش دسته در ستون چپ

سایر امکانات و ویژگی های میمبو 2.2 به همان شکل قبل پابرجا هستند.

برای اینکه این پوسته را در عمل ببینید، می توانید به سایت جلیل ضیاءپور سری بزنید. فعلاً و در زمان نگارش این نوشته، پوسته در سایت وردپرس فارسی قرار نگرفته است، لذا شما می توانید پوسته میمبو فارسی 3 را از همینجا دانلود کنید.

لطفاً سوالات، مشکلات و یا باگ های این پوسته را همینجا مطرح کنید.

دریافت پوسته از سرور گوگل

دریافت پوسته از سرور پانوشت

تلویزیونها هم هنگ می کنند

چند روز پیش  تلویزیون و کنسول بازی Xbox ام را روشن کردم و در کمال تعجب دیدم که  صدا ندارم. Xbox من با کابل HDMI به تلویزیونمان که یک X.Vision LCD است متصل شده، لذا شروع کردم تک تک همه بخشها را چک کردن. Xbox را با کابل A/V به تلویزیون وصل کردم و صدا شنیده می شد. از طرفی دوربین فیلمبرداری ام را با کابل HDMI به تلویزیون وصل کردم و باز هم صدا شنیده می شد!

مطمئن شدم که اشکال از دستگاه یا کابل نیست و قطعاً تلویزیون مشکل پیدا کرده است. پورت HDMI را هم عوض کردم و فرقی نکرد. تلویزیون را روشن و خاموش کردم و باز هم نتیجه ای نداشت. گام بعدی ام تماس با مادیران بود و ارسال تلویزیون برای تعمیر!

اما مشکل به این شکل حل شد: به توصیه کیارش تلویزیون را از برق کشیدم، کمی صبر کردم و دوباره به برق وصل کردم. این بار که تلویزیون را روشن کردم، همه چیز کار می کرد! نتیجه اینکه: تلویزیون ها هم هنگ می کنند. بطور خاص ظاهراً پورت HDMI می تواند هنگ کند و راه ریست کردنش این است که تلویزیون را از برق بکشید. به همین سادگی!

کنترل پروژه و رسم Gantt Chart در Excel همراه با تاریخ هجری شمسی

به بهانه پروژه اخیر ندا، دیشب کمی وقت گذاشتم و ابزار ساده ای در Excel برای کنترل پروژه های کوچک، با امکان رسم Gantt Chart و بر اساس تاریخ هجری شمسی درست کردم.

قطعاً اگر به سادگی می توانستم کاری کنم که MS Project  تاریخ هجری شمسی را بفهمد، دیگر لازم نبود که همان کار را با دشواری زیاد در Excel انجام دهم. (راستی چرا مایکروسافت بعد از این همه سال رسماً هجری شمسی را به ویندوز و آفیس اضافه نمی کند؟!)

برای ایجاد این برنامه (البته به فایل های اکسل برنامه نمی گویند، اما اینطوری نامیدنش راحت تر است) از یک مجموعه توابع ویژوال بیسیک که سالها قبل برای تبدیل تاریخ میلادی به هجری شمسی و برعکس بر روی اکسل نوشته بودم استفاده کردم و بقیه کارها فقط توسط فرمولهای خود اکسل انجام می شود. بخش Gantt Chart هم با استفاده از مجموعه ای از Conditional Formatting ها ترسیم می شود.

فایل اولیه را از اینجا گرفتم و جدا از فارسی سازی و «شمسی سازی»، کمی آن را باهوش کردم. البته اشکال ایجاد Excel Sheet های خیلی باهوش این است که نسبت به کوچکترین تغییر بسیار آسیب پذیر می شوند و این برنامه هم از این موضوع مستثنی نیست.

این فایل تنها بر روی Excel 2007 (به بعد) اجرا می شود زیرا از خیلی از امکانات خاص Excel 2007 استفاده می کند، مانند: توابع جدیدی که در Excel 2007 معرفی شده اند، رفع محدودیت در تعداد Conditional Formatting ها و رفع محدودیت در تعداد سطر و ستون ها. لذا این برنامه  قابل ذخیره سازی در فرمت Excel 2003 یا قبل تر از آن نیست.

پس از دریافت فایل و بعد از اینکه آن را باز کردید، ماکروها را فعال کنید، در صفحه Preferences سال را مشخص کنید و در صفحات آن چرخی بزنید. روال کار ساده است: در sheet  اول (WBS) هر task در یک سطر نوشته می شود. شما می توانید task (فعالیت) ها را گروه بندی کنید.  اگر در ستون اول (نوع) الف (ا) بنویسید، یعنی task مادر و اگر بنویسید (ب)، یعنی task معمولی. بعد عنوان، تاریخ شروع و پایان (روز و ماه)، نام مسئول، انتخاب وضعیت و درصد پیشرفت کار.

دوست دارم دوباره تاکید کنم که این فایل، یک برنامه تجاری یا حرفه ای برای کنترل پروژه نیست و اساساً قرار نبوده که با انبوه برنامه ها یا حتی فایل های اکسل موجود در اینترنت رقابت کند. اما برای نوشتن task ها و رسم Gantt Chart یک پروژه کوچک یا متوسط، خصوصاً وقتی نیاز به تاریخ هجری شمسی باشد، مفید است.

از طرفی مطالعه این فایل را به آنها  که دوست دارند در مورد فرمول نویسی در Excel بیشتر بدانند هم توصیه می کنم. فرمولها در این فایل پنهان نشده اند و یا پسورد ندارند. اگر هم که در کارهایتان به تاریخ هجری شمسی در Excel احتیاج دارید، با خیال راحت کد ویژوال بیسیک این فایل را در فایل خودتان کپی کنید تا بتوانید از توابع shamsi2miladi و miladi2shamsi برای تبدیل تاریخ استفاده کنید. از آنجا که محاسبات بر روی تاریخ  میلادی در Excel بسیار ساده است، می توانید با استفاده از این توابع، ابتدا تاریخ شمسی تان را به میلادی تبدیل کنید، بعد هر بلایی که می خواهید سر تاریخ میلادی در بیاورید و نهایتاً خروجی را دوباره به شمسی تبدیل کنید.

اگر فایل را دریافت کردید و از آن استفاده کردید، نظرات، سوالها و پیشنهادهایتان را برایم بنویسید.

دریافت فایل Excel کنترل پروژه

قایق تفریحی

اول – جزیره کیش

چند ماه پیش، کمی قبل از تابستان، با همسرم و «مامان شهین» – مادر زن دوست داشتنی ام – رفته بودیم جزیره کیش و در میان تفریحات محدود جزیره، سوار یکی از قایق های تفریحی معروف جزیره  شدیم. قایقی که در طبقه پایین آن می توانید ماهی های ساحل مرجانی جزیره کیش را ببینید و در طبقه بالا هم قرار است «موسیقی زنده» باشد و شادی و تفریح.

روبروی ما، دختر جوانی با چهره ی جنوبی به همراه پدر و مادرش روی قایق نشسته بود. قایق حرکت کرد و مجری برنامه های قایق، که پسرکی بود با تیپ معمول آنها که در عروسی ها کیبورد می زنند، تلاش می کرد ملت را وادار به دست زدن بنماید. همه روی صندلی های پلاستیکی دور قایق نشسته بودیم.  مسافران شروع کرده بودند به عکس گرفتن از خانواده شان و از دریا و ساحل، و مجری جوان هم شروع کرد به شرح قوانین قایق تفریحی و اولینش این بود: «به دستور اداره محترم اماکن جزیره زیبای کیش، عکسبرداری و فیلمبرداری بر روی قایق تفریحی ممنوع می باشد!» و بعد از همه خواست که دوربین هایشان را خاموش کنند.

همه به اجبار نشستند و به جوک های لوس و موسیقی نیمه مجاز آقای مجری گوش می کردند و به زور سعی می کردند شاد باشند. دختر جنوبی، بی روح و غمگین، روبروی ما نشسته بود و به دریا در پشت سر ما خیره شده بود. به زور دست می زد و اصلاً شاد نبود. یک طرف مادرش نشسته بود و طرف دیگرش پدرش. آنها هم، که احتمالاً دخترشان را آورده بودند جزیره کیش تا شاد شود، وضعشان خیلی فرقی با دخترشان نداشت.

خلاصه به وسط دریا رسیدیم و رفتیم پایین و از پشت شیشه های سبز و کثیف قایق کمی ماهی دیدیم و برگشتیم و تمام.

دوم – ونیز

کمی بعد از کیش، فرصتی پیش آمد تا از ایتالیا و شهر ونیز دیدن کنیم. ونیز هم در میان انبوه زیبایی های رؤیایی اش، پر بود از قایق های تفریحی. اولین برخوردمان با قایق های تفریحی، همان اول کار بود که  تازه از ایستگاه قطار چمدان به دست بیرون آمدیم. صدای بلند موسیقی و بعد هم همهمه و جیغ که از وسط کانال بلند شده بود، توجهمان را به دو سه قایق تفریحی روی آب جلب کرد. قایق ها پر بودند از دختر و پسرهایی که غالباً با مایو روی قایق نشسته بودند و با موسیقی تند قایق مشغول رقص بودند. بعضی ها اطراف قایق در کنار یارشان نشسته بودند و به قول دوبله فیلم های ایرانی، نوشیدنی خنک می نوشیدند.

آنقدر درون قایق پر بود از هیجان که  تمام آنهایی که در ساحل بودند هم همراه با آنها جیغ می کشیدند و بعد هر دو گروه به هم دست تکان می دادند. حضور قایقهای تفریحی تا روز آخر همه جای کانال بزرگ ونیز دیده می شد. شب که شد، به صدای موسیقی و جیغ، دایره های رنگارنگ رقص نور هم اضافه شد و این داستان تا مدتها بعد از نیمه شب ادامه داشت.

سوم – ایران

همان شب اول در ونیز و در حالی که از روی پل به مسافران قایق دست تکان می دادیم، هر دو یاد دختر غمگین جنوبی افتادیم و قایق تفریحی کیش. شادی، زورکی نیست. وقتی نه می توانی برقصی، نه می توانی موسیقی واقعاً شاد بشنوی و حتی نمی توانی از زن و بچه ات روی قایق فیلم و عکس بگیری، نمی توانی شاد باشی.

و مای ایرانی، در شادترین لحظاتمان هم غالباً شاد نیستیم.

دنبال‌کردن

هر نوشتهٔ تازه‌ای را در نامه‌دان خود دریافت نمایید.